Idalko

Met activiteiten en collega’s in België, Nederland en Frankrijk groeide Idalko de voorbije jaren snel over landen, teams en dienstverlening heen. Dat vraagt niet alleen sterk deliverywerk, maar ook een schaalbare interne organisatie: finance, administratie, tooling en hiring moeten mee kunnen. Idalko had dus nood aan ondersteuning op verschillende vlakken. En wie denkt aan cross-disciplinaire ondersteuning, denkt aan Unikoo.

Van administratieve ondersteuning naar een CFO aan tafel

De samenwerking tussen Unikoo en Idalko startte bescheiden met puur administratieve ondersteuning. De organisatie kan nog altijd rekenen op de adminsupport van Unikoo voor de maandelijkse facturatie en invoicing, maar al snel werd duidelijk dat er meer nodig was. Door de combinatie van de verschillende diensten binnen de Belgische, Nederlandse en Franse markt zijn er binnen Idalko heel wat financiële stromen, maar ook verschillende tools, vereisten en regelgeving. We hielpen Idalko om dit allemaal netjes in kaart te brengen en te optimaliseren, en gaan hen nu ook begeleiden bij het centraliseren van boekhouding, facturatie en het CRM-pakket in Odoo over de verschillende landen heen.

Al snel namen we de financiële governance op ons:

• Maandelijkse rapportering
  ‍Elke maand valideren we de cijfers, communiceren we ze met de boekhouder en analyseren we de resultaten om de rapportering naar het management te verbeteren.

• Budgettering en forecast
  ‍We brengen geldstromen, budgetten en toekomstscenario's in kaart zodat Idalko gericht kan investeren en het complete overzicht behoudt over alle dochterondernemingen en business lines.

• Kostenanalyse
  ‍We maken regelmatig de balans op van alle kosten om budgetten te herverdelen waar nodig en efficiënter te werken.

Wat begon als administratieve ondersteuning, evolueerde naar iets fundamenteler. Intussen neemt onze Unikoo-er de rol van parttime CFO op zich: hij stelt de cijfers voor op de raad van bestuur, brengt de nodige nuance en ontzorgt de CEO wat betreft financiële vraagstukken.

Denk aan vragen als:

• Hoe zorgen we voor een correcte revenue recognition in de rapportering (deferred vs. non-deferred)?
• Welk aandeel moet de consultancy-dienstverlening hebben ten opzichte van de licentieverdeling in de werking en inkomsten van Idalko?
• Hoe evolueert de marge, en waar kunnen we gericht bijsturen om die te verbeteren?

Van financiële processen optimaliseren tot het zoeken van de juiste mensen om deze processen mee uit te voeren, Idalko kan bij Unikoo terecht voor all things finance. En daar stopt het niet, want intussen doet Idalko ook beroep op de CTO-service van Unikoo voor de implementatie van Odoo én voor de optimalisatie en het beheer van Idalko’s techlandschap.

De technische voorwaarden van groei

Idalko’s manier van werken was op veel vlakken organisch gegroeid: tools en workflows evolueren snel in functie van klanten en projecten, vaak per entiteit. Dat werkt… tot het niet meer werkt.

Idalko kampt met een aantal belangrijke uitdagingen:

• Multi-entity complexiteit: Multinationale teams hebben nood aan consistente rapportering en standaardwerking
• Manuele schakels in cruciale ketens: De flow van licentie offers en bestellingen → facturatie → cash bevat veel handmatige stappen. Dat kost tijd, vergroot de kans op fouten en maakt het proces kwetsbaar
• Tooling overlap en inconsistenties: Historisch gegroeide keuzes hadden geleid tot overlap, onnodige complexiteit en gebrek aan standaardisatie
• Key-person dependency: Kritieke kennis zat te vaak bij bepaalde personen in plaats van in het systeem

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, begonnen we met een gerichte techaudit om het techlandschap van Idalko in kaart te brengen. Dit is de start van een werkbaar plan dat management en teams meteen kunnen gebruiken.

We volgden een bewezen aanpak

1. Intake: We scherpen scope en kernvragen aan. Wat zijn de belangrijkste waardestromen? Waar liggen de prioriteiten? Waar wringt de schoen het meest?
2. Assessment: We analyseerden tooling, dataflows, integraties, processen, security/risico's en ownership. Zijn er duplicaties? Welke handmatige stappen kunnen automatisch? Welke tools doen hetzelfde en kunnen we consolideren?
3. Validatie: We toetsten onze bevindingen met management, finance, admin én operations. Want als het team niet achter de roadmap staat, blijft ze steken in theorie.

Dit vertaalden we naar een helder overzicht, centraal gedocumenteerd. We stelden ook een gap-analyse op. Waar staan we vandaag, waar willen we naartoe, en wat is er nodig om die brug te slaan? Als laatste stap in de audit stelden we ook een concrete roadmap op met quick wins én structurele verbeteringen, inclusief eigenaars en afhankelijkheden. Wat kunnen we morgen al aanpakken? En wat vraagt om strategische investeringen?

Uit de analyse kwamen typische groeipijnen naar boven die je in veel scale-ups/KMO’s ziet, maar die bij Idalko extra doorwegen door de multi-entity context:

• Inconsistenties in processen en definities (bv. marge, billable, projectstatus)
• Duplicatie van data en manuele consolidatie voor rapportering
• Fragiele handoffs tussen delivery, finance en administratie
• Tooling die “erbij gekomen is” maar nooit is gestandaardiseerd of afgebouwd

Het doel: evolueren naar een schaalbaar fundament te leggen: standaard waar het moet, flexibiliteit waar het kan.

Odoo als centrale tool

Dat schaalbaar fundament? Dat werd Odoo. Al voor de samenwerking met Unikoo wilde Idalko de overstap naar deze multidisciplinaire managementsoftware maken, en uit het tech assessment bleek dat deze tool niet alleen past bij de ambities van Idalko, maar ook enkele van hun pijnpunten zou kunnen oplossen (manuele handoffs elimineren, data centraliseren en efficiëntere tooling). Daarom ging onze CTO samen met Idalko op zoek naar de juiste Odoo-implementatiepartner, met in het achterhoofd een heldere visie op het techlandschap van Idalko en welke plaats Odoo hier mag innemen.

Een CTO die alles in goede banen leidt

Net als onze CFO, verdiende ook onze CTO zijn plek aan tafel bij Idalko. Want een tech audit is één ding, ervoor zorgen dat we het vooropgestelde scenario bereiken is nog iets anders. Onze fractional CTO houdt de visie helder:

• Het zetten van de standaard: welke tooling gebruiken we, wat mag afwijken, wie beslist?
• Identificeren van integratie- en automatisatiekansen in kritieke flows
• Roadmapbewaking en alignment tussen management, operations en finance

De juiste mensen op de juiste plaats

Groei vraagt ook extra mankracht. En ook daarvoor rekent Idalko op Unikoo. Niet om nog meer on-demand profielen on-site te krijgen, maar wel om openstaande vacatures in te vullen. We helpen Idalko met de werving en screening van nieuwe kandidaten, over de verschillende landen heen. Van sourcing tot intakegesprekken, onze HR-support gaat op zoek naar interessante profielen om deze vervolgens voor te stellen aan de hiring manager.

Eén aanspreekpunt voor ontzorging op alle vlakken

Het is duidelijk: met onze CTO-as-a-service, CFO-as-a-service én onze HR- en adminsupport die structureel over de vloer komen bij Idalko, heeft de digitale transformatiepartner de weg gevonden naar pragmatische en toegankelijke ondersteuning die past bij een bedrijf in groei.

Ook op zoek naar een flexibele groeipartner die met je meedenkt? Ontdek wat ontzorging écht kan betekenen.

‍