Insights

De 4 kernelementen van een doordacht, digitaal financieel-administratief proces

Kasten vol met mappen, een papieren archief, stapels 'bonnetjes', analoge goedkeuringsflows en digitale facturen die afgeprint worden bewaard. Dit is de situatie bij vele kleinere organisaties. Er is dus heel wat opportuniteit tot optimalisatie van tijdsbesteding, terugbrengen van administratieve complexiteit en het verkrijgen van inzichten in de financiële gezondheid van uw bedrijf.

21/12/2020
5 min. leestijd
Ine Dullaert
Finance & Admin Lead

Hoe kan jij jouw financieel-administratief proces digitaliseren?

Een overstap naar een geoptimaliseerde werking hoeft helemaal niet zo’n uitdaging te zijn. We merken echter dat ondernemers hier vaak niet aan beginnen, omdat men niet weet op welke manier de eerste stappen gezet kunnen worden of simpelweg omdat er “al jaren zo gewerkt wordt”. Een minimale investering in tijd en budget kan nochtans zorgen voor een maximale return.

Bovendien heeft COVID-19 ons met de neus op de feiten gedrukt. Digitalisering is van een nice to have naar een voorwaarde voor gezonde bedrijfsvoering en afstandswerk gegaan. Het ideale moment dus om een financieel-administratief ecosysteem op te zetten dat volledig online functioneert en remote werken vergemakkelijkt:

  1. De ruggengraat van de financiële werking is een degelijk, online boekhoudprogramma. Afhankelijk van de mate waarin een externe boekhouder wordt ingeschakeld, kan je kiezen voor software als Exact Online of Yuki, dan wel voor een oplossing als Billit in het geval jouw boekhouder de stap naar de cloud nog niet heeft gezet. Dit zijn zeer gebruiksvriendelijke platformen die je een compleet overzicht bieden van de facturatie, cijfers, debiteuren, etc. Bovendien wordt de flow geautomatiseerd door ‘Robotic Accounting’: alle facturen worden naar een digitale brievenbus verzonden, waardoor het bijhouden van papieren facturen verleden tijd wordt!
  2. Daarnaast is het ook belangrijk om de instroom aan bonnetjes efficiënt te beheren. Hiervoor kan je gebruikmaken van een oplossing als Rydoo. Met deze software maak je van elk bonnetje een foto, waarna deze meteen wordt verwerkt en gesynchroniseerd met je boekhoudsoftware. Goedkeuren en beheren van onkosten voor werknemers was nog nooit zo gemakkelijk.
  3. Verder is het van belang om de hele flow verkoop > levering > facturatie te optimaliseren. Afhankelijk van de sector en de grootte van een organisatie, kan dit gaan met een straight-forward CRM-systeem zoals Teamleader dat onder meer commerciële afspraken, facturatie, werkbonnen, projectbeheer samenbrengt of met meer omvattende ERP-systemen die naast financieel-administratieve en commerciële processen, ook logistieke processen en stockbeheer omvatten.
  4. Last but not least: we willen ook nuttige inzichten verkrijgen uit al die data. Meten is weten. Ook hier zijn verschillende spelers op de markt; van heel eenvoudige plug-and-play rapportering en dashboarding tot meer uitgebreide analytics die een mature management accounting ondersteunen. Oplossingen als Bright Analytics, Silverfin en Bizzcontrol kunnen hiervoor gebruikt worden. Deze software wordt gesynchroniseerd met je boekhoudprogramma, laat in de meeste gevallen ook extra-comptabele aanpassingen toe en bezorgt je dus een snelle en overzichtelijke online rapportering. Op deze manier kan je steeds een weloverwogen beslissing maken met cijfers die helemaal up-to-date zijn.

Wat zijn de voordelen en hoe kan Unikoo je hierbij helpen?

Door het implementeren van deze tools en door processen minimaal te tweaken, zal de hele administratieve werking van de organisatie een stuk vlotter verlopen. En het wordt een stuk eenvoudiger om van thuis uit te werken als financieel-administratief medewerker. Je vindt een factuur meteen terug zonder door overvolle kaften te moeten bladeren, werknemers gaan sneller hun bonnetjes aanleveren en de financiële rapportering was nog nooit zo accuraat. Alleen maar voordelen dus.

Vind je de tijd rijp voor een goed uitgedacht, digitaal financieel-administratief systeem voor jouw bedrijf? Unikoo helpt je de juiste stappen te nemen. We analyseren de noden, maken aanbevelingen met betrekking tot aangepaste processen en tools, en begeleiden in de overgang naar de vernieuwde werking.

Stuur ons een berichtje via hello@unikoo.be en wij bekijken hoe we je kunnen verder helpen!

Relevante insights

Ook interessant

3/7/2024

10 tips om jouw HR-beleid te optimaliseren

19/6/2024

Je team versterken met een (Flying) Office Manager? Dit zijn de voordelen!

29/5/2024

SQL vs. MQL: het optimaliseren van leadkwaliteit via advertentiecampagnes